Pojedinim državnim tijelima
poslala sam neke prijave i zahtjeve mailom, prije nekoliko mjeseci. Nisu mi
odgovorili do dana današnjeg. Istu primjedbu čujem i čitam u različitim
komentarima: kao da se prijave i predstavke mailom naprosto ignoriraju.
Propisi nalažu drugačije.
Stručne službe Hrvatskog
sabora i Vlade RH, državna tijela, jedinice lokalne (područne) samouprave i
pravne osobe koje imaju javne ovlasti u radu s pismenima obavezne su
primijeniti Uredbu o
uredskom poslovanju.
Uredba na početku daje
zakonske definicije pa za pismeno određuje da je to podnesak ili akt, a također
razlikuje elektroničke dokumente i elektroničke isprave. Najkraće rečeno
elektronički dokument je bilo koja vrsta elektroničkog zapisa koji nema
svojstvo elektroničke isprave, a elektronička isprava je dokument koji ima
napredni elektronički potpis koji je čini dokumentom.
Pisarnica
Uredsko poslovanje u svim
nabrojanim tijelima započinje u pisarnici - centralnom mjestu u kojem se
primaju pismena i u kojima se o njima vodi evidencija. To je onaj ured u koji
korisnika šalju da preda pismena kojima se obraća nadležnom tijelu: jedan
dokument preda na obradu, a na drugom službenik stavljanjem štambilja s oznakom
naziva tijela kojem je dokument predan i datumom predaje potvrdi da je dokument
predan.
Prijem pismena dostavljenih elektroničkim putem
Uredba isto tako (u članku
13.) propisuje da se pismena mogu dostaviti i elektroničkim putem te da se
pismeno dostavljeno elektroničkim putem smatra podnijetim nadležnom tijelu u
trenutku kad je zabilježeno na poslužitelju za prijem takvih poruka, a isto tako
i da će službenik koji je pismeno primio elektroničkim putem pošiljatelju bez
odgode potvrditi primitak pismena. Uredba propisuje i to da se pismena
primljena izravno elektroničkim putem i opet bez odgode upisuju u odgovarajućoj
elektroničkoj evidenciji pisarnice.
Dakle, svaki podnesak koji je
građanin poslao nekom državnom tijelu ili jedinici lokalne samouprave
odgovarajuća služba dužna je zaprimiti i pošiljatelja obavijestiti o prijemu.
Elektronički potpis i potvrda o plaćanju pristojbi
Treba znati da podneske u
pojedinim postupcima podnositelj mora osobno potpisati. No od kako na osobnim
iskaznicama postoji elektronički potpis, svatko tko ima novu osobnu iskaznicu
može svaki dokument koji šalje državnoj upravi potpisati osobnim elektroničkim
potpisom. Ne treba zaboraviti i to da je u svim onim slučajevima u kojima je
pristojbu potrebno platiti uz pismeno potrebno priložiti i potvrdu o plaćanju
pristojbi.
Da bi se osigurala potvrda
prijema pismena za situaciju u kojoj tijelo kojem je korisnik poslao pismeno
nije potvrdilo prijem, treba iskoristiti mogućnosti dostupne u programima za
slanje maila. Program koji koristim ima dvije mogućnosti: mogu tražiti potvrdu
da je moj mail primljen na server i potvrdu da ga je osoba kojoj sam ga uputila
pročitala. Najčešće tražim oboje. U priči s početka su mi potvrdili prijem
maila pa eto, imam barem to.
Valjda nije potrebno
napominjati da je odgovarajuća služba dužna po takvom podnesku i postupati,
odnosno u nekom suvislom roku podnositelju odgovoriti, ali to je već tema za
drugi članak.
Nadležna inspekcija
Za primjenu Uredbe o uredskom poslovanju nadležna je upravna
inspekcija Ministarstva uprave kojoj treba prijaviti uočene
nepravilnosti.
